Gerade in Zeiten des Arbeitskräftemangels ist die Bereitstellung eines Firmenwagens ein zusätzlicher Vorteil bei der Gewinnung von qualifizierten Arbeitskräften. Aber Achtung: Steuerlich gibt es bei der Bereitstellung eines Firmenwagen einiges zu beachten.
Wie wirkt sich die Bereitstellung eines Firmenwagens steuerlich aus?
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Kfz zur Verfügung, kann das Unternehmen sämtliche mit dem Kfz im Zusammenhang stehenden Kosten als Betriebsausgaben steuerlich abziehen. Ob der Arbeitnehmer jedoch einen geldwerten Vorteil versteuern muss, hängt vom Verwendungszweck ab: Wird das Kfz nachweislich nur betrieblich genutzt, muss der Arbeitnehmer dies nicht steuerlich berücksichtigen. Im Regelfall darf ein Firmenwagen aber auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie private Fahrten, also etwa Urlaubsfahrten, genutzt werden. Außer, die Privatnutzung des PKW wird z. B. im Arbeits-vertrag ausdrücklich ausgeschlossen. Fährt der Arbeitnehmer das Kfz auch privat, muss er einen sog. geldwerten Vorteil versteuern. Dieser ist nach der sog. 1 %-Regelung (vom Bruttolistenpreis) zu berechnen und monatlich mit der Lohnabrechnung zu versteuern. Um die Elektromobilität zu fördern, wird für neu angeschaffte Elektro- oder Hybridfahrzeuge der Bruttolistenpreis nur noch zur Hälfte angesetzt. Bei dem Ansatz der 1 %-Regelung kann es vorkommen, dass der private Nutzungswert höher ist als die tatsächlichen Fahrzeugkosten. In diesem Fall kommt eine Kostendeckelung in Betracht. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erhöht sich der lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil monatlich für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte um 0,03 % des Bruttolistenpreises.
Entfernungspauschale und Einzelbewertung
Den geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Dienstwagens darf der Steuerpflichtige auch gem. § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG pauschal mit 15 % versteuern. Dies gilt, soweit der Arbeitnehmer für den Weg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte einen Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG (Entfernungspauschale) beanspruchen kann.
Alternativ kann der Arbeitnehmer bei der Berechnung der Höhe des geldwerten Heimweg-vorteils auch die tatsächliche Nutzung des PKW ansetzen. Dabei werden die tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zugrunde gelegt und mit 0,002 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Fahrt (jahresbezogen begrenzt auf 180 Fahrten) angesetzt.
Einzelnachweis bzw. Fahrtenbuch
Bei der Nutzung eines Kfz kann der Arbeitnehmer anstelle der 1 %-Regelung auch ein Fahrten-buch führen. Dieses bietet sich insbesondere dann an, wenn ein niedrigerer Wert für die Privatfahrten nachgewiesen werden kann. Allerdings ist die Methode sehr viel aufwendiger als die 1 %-Regelung.
Beispielrechnungen
1 %-Regelung
Ein Arbeitnehmer nutzt seinen Dienstwagen (Bruttolistenpreis 40.000 Euro) regelmäßig auch für Privatfahrten und für den Weg zwischen Wohnung und Betrieb. Die einfache Entfernung beträgt 10 km. Der Arbeitnehmer ist berechtigt, seinen PKW auch für Privatfahrten, also etwa für Urlaubsfahrten, zu nutzen.
Bei Ansatz der 1 %-Regelung ergibt sich folgende Berechnung für die Privatnutzung: 1 % von 40.000 Euro = 400 Euro je Monat zzgl. des Ansatzes des Heimwegvorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Höhe von 0,03 % von 40.000 Euro x 10 km = 120 Euro. Insgesamt ergeben sich also 520 Euro im Monat als geldwerter Vorteil.
Fahrtenbuchmethode
Der Arbeitnehmer kann durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch nachweisen, dass er den obigen PKW, Bruttolistenpreis unverändert 40.000 Euro, wie folgt nutzt: 10.000 km (25 % der Gesamtfahrleistung) entfallen auf die Privatnutzung, 4.000 km (10 % der Gesamtfahr-leistung) auf die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und 26.000 km entfallen auf beruflich bedingte Fahrten. Die Gesamtfahrleistung beträgt also 40.000 km im Jahr. Dem Arbeitgeber entstehen lediglich 8.000 Euro für die Gesamtkosten im Jahr, etwa weil das Kfz bereits vollständig abgeschrieben ist.
Auf der Grundlage des Fahrtenbuchs ergibt sich folgende Berechnung:
| Für Privatfahrten | 2.000 Euro (25 % von 8.000 Euro) |
| Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte | 800 Euro (10 % von 8.000 Euro) |
| Lohnsteuerpflichtiger Betrag pro Jahr | 2.800 Euro |
| Lohnsteuerpflichtiger Betrag pro Monat | 233 Euro |
Umsatzsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung des Firmenwagens
Der Arbeitgeber erbringt mit der Überlassung des PKW eine sonstige Leistung an seinen Arbeitnehmer, die der Umsatzsteuer unterliegt. Die Finanzverwaltung lässt es aus Verein-fachungsgründen zu, wenn für die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage die lohnsteuer-lichen Werte herangezogen werden, aus denen die Umsatzsteuer herausgerechnet werden muss. Allerdings ist dabei keine Kürzung des inländischen Listenpreises bei Elektro- oder Hybridfahrzeugen vorzunehmen.
Der geldwerte Vorteil aus der Nutzung eines Firmenwagens gehört zum beitragspflichtigen Entgelt und wird nach der gleichen Methode wie im Steuerrecht ermittelt. Das Sozialversiche-rungsrecht folgt auch hinsichtlich des Wahlrechts zwischen 0,03 % pro Monat oder 0,002 % Tageszuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dem Steuerrecht.
Im Sozialversicherungsrecht sind insbesondere noch folgende Besonderheiten zu beachten: Wird der PKW während des Bezugs von Sozialleistungen, wie z. B. Krankengeld, weiter genutzt, darf die PKW-Nutzung als arbeitgeberseitige Leistung zusammen mit dem Kranken-geld (oder einer sonstigen Sozialleistung) das vorher erzielte Netto-Arbeitsentgelt um nicht mehr als 50 Euro übersteigen. Erst bei Überschreiten dieser Grenze wird die Kfz-Nutzung sozialversicherungspflichtig.
(Auszug aus einer Information der Steuerberaterkammer Niedersachsen)