Aufbewahrungs­pflichten für Buchführungs­unterlagen

Für Buchführungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und
zehn Jahren (§ 147 AO). Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist
ist der
Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in
das Buch getätigt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder
der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder
abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung
vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für die
Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV.
Der Zugriff auf diese Daten muss
während des Aufbewahrungszeitraums möglich sein. Bei einem Wechsel des
betrieblichen EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das
neue System übernommen bzw. die bisherigen Programme für den Zugriff auf die
alten Daten weiter vorgehalten werden.

Ist jedoch die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen (§§ 169,
170 AO), so ist die Vernichtung von Unterlagen nicht zulässig.

Nachfolgend eine tabellarische Übersicht, welche Unterlagen wie lange
aufbewahrt werden müssen:

      A

Abrechnungsunterlagen10 Jahre
Abtretungserklärungen6 Jahre
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung10 Jahre
Akkreditive6 Jahre
Aktenvermerke6 Jahre
Angebote mit Auftragsfolge6 Jahre
Angestelltenversicherung (Belege)10 Jahre
Anlagevermögensbücher und -karteien10 Jahre
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage6 Jahre
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung10 Jahre
Ausgangsrechnungen10 Jahre
Außendienstabrechnungen10 Jahre

      B

Bankbelege10 Jahre
Bankbürgschaften6 Jahre
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger10 Jahre
Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)10 Jahre
BAB mit Belegen als Bewertungsunterlagen10 Jahre
Betriebskostenrechnungen10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte6 Jahre
Bewertungsunterlagen10 Jahre
Bewirtungsunterlagen10 Jahre
Bilanzen (Jahresbilanzen)10 Jahre
Buchungsbelege10 Jahre

      D

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)6 Jahre
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)10 Jahre
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)10 Jahre
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)10 Jahre

      E

Einfuhrunterlagen6 Jahre
Eingangsrechnungen10 Jahre
Einheitswertunterlagen10 Jahre
Essenmarkenabrechnungen6 Jahre
Exportunterlagen6 Jahre

      F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen10 Jahre
Finanzberichte6 Jahre
Frachtbriefe6 Jahre

     G

Gehaltslisten10 Jahre
Geschäftsberichte10 Jahre
Geschäftsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutscheine)6 Jahre
Geschenknachweise6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)10 Jahre
Grundbuchauszüge6 Jahre
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)10 Jahre
Gutschriftsanzeigen6 Jahre

     H

Handelsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutschriften)6 Jahre
Handelsbücher10 Jahre
Handelsregisterauszüge6 Jahre
Hauptabschlussbericht (wenn anstelle der Bilanz)10 Jahre

      I

Investitionszulage (Unterlagen)6 Jahre

      J

Jahresabschlusserläuterungen10 Jahre
Journale (Hauptbuch oder Kontokorrent)10 Jahre

      K

Kalkulationsunterlagen6 Jahre
Kassenberichte10 Jahre
Kassenbücher und -blätter10 Jahre
Kassenzettel6 Jahre
Kontenpläne und Kontenplanänderungen10 Jahre
Kontenregister10 Jahre
Kontoauszüge10 Jahre
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)6 Jahre

      L

Lagerbuchführungen10 Jahre
Lieferscheine10 Jahre
Lohnbelege10 Jahre
Lohnkonto6 Jahre
Lohnlisten6 Jahre

     M

Magnetbänder mit Buchfunktion10 Jahre
Mahnbescheide6 Jahre
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)6 Jahre

     N

Nachnahmebelege10 Jahre
Nebenbücher10 Jahre

     O

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung10 Jahre

      P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)6 Jahre
Postbankauszüge10 Jahre
Preislisten6 Jahre
Protokolle6 Jahre
Prozessakten10 Jahre

      Q

Quittungen10 Jahre

      R

Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung)10 Jahre
Rechnungen (soweit keine Offene-Posten-Buchhaltung)10 Jahre
Reisekostenabrechnungen10 Jahre
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)10 Jahre

      S

Sachkonten10 Jahre
Saldenbilanzen10 Jahre
Schadensunterlagen6 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen6 Jahre
Schriftwechsel6 Jahre
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung10 Jahre
Spendenbescheinigungen6 Jahre
Steuerunterlagen (soweit nicht f. d. FinVerw von Bedeutung)6 Jahre

     T

Telefonkostennachweise10 Jahre

     U

Überstundenlisten6 Jahre

     V

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)10 Jahre
Verkaufsbücher10 Jahre
Vermögensverzeichnis10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)6 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen6 Jahre
Versicherungspolicen6 Jahre
Verträge6 Jahre

     W

Wareneingangs- und -ausgangsbücher10 Jahre
Wechsel10 Jahre

      Z

Zahlungsanweisungen10 Jahre
Zollbelege6 Jahre
Zwischenbilanz (Gesellschafterwechsel / Umstellung d. Wj.)10 Jahre